■1.文件管理的现状

        企业计算机中存在大量的电子文件，包含了技术、经营的大量信息和机密。目前，大多数用户已经通过文件服务器的共享文件夹方式来集中管理文件了。这种方法简单，却不能精确地控制文件的权限和实现版本控制、签入签出（独占式修改）等管理需求。例如，无法精确控制用户能看哪些文件，能修改哪些文件等。

        如果为了控制文件的权限和实现各种管理需求，用户去安装现有的各种文件管理软件（包括各种PDM、PLM、DM等），又会让工作变得很复杂。与共享文件夹相比，这些软件都不便于使用；而且在软件效率、稳定性、安全性上都存在缺陷。

        如果能直接为用户已有的文件服务器提供精确的权限控制和各种管理功能，就最好了。SafeShare的创新技术能做到这些。

        文件的管理需求包括：

1. 授权使用。用户根据设定的权限，使用服务器上的资源。
2. 安全控制。用户的使用不能破坏服务器上的文件和导致文件的泄密。
3. 管理需求。签入签出（独占式修改）、文件版本管理等。

目前用户两种文件管理方法的分析：

方法1：利用windows的文件共享机制

做法：设定文件服务器的共享文件，控制文件的使用人和操作权限（只读/修改）。
优点：操作简单，由于直接使用了windows的文件结构和共享方式，用户容易理解和使用。
缺点：

1. 无法实现精确的权限控制，如对共享文件的浏览、打印、下载、授权管理等权限控制；
2. 安全性有漏洞。不管什么方式共享，用户都可以把文件拷贝到本地，容易造成文件的丢失泄密；
3. 无法实现签入签出（独占式修改）、文件版本管理等更进一步的管理需求
4. 管理不方便，没有一个集中的管理界面。而且共享的文件夹层次一多，也无法实现准确的权限控制。

结论：是“低水平”的文件管理方式，不能满足用户更高的文件管理需求。

方法2：使用已有的各种文件管理软件（包括PDM、PLM、EDM等）

做法：用户安装、使用一些文件管理软件。
优点：能够细化管理文件的操作权限，实现文件的签入签出（独占式修改）、版本控制等管理功能。
缺点：

1. 这类软件在服务器端都有一个数据库和“文件库”，这种建立在数据库应用上的技术路线使得软件开发、项目实施和用户使用都困难重重。例如：迄今没有一种管理软件能很好支持所有三维设计软件的图纸管理。
2. 用户有疑虑。由于数据库和文件库的存储形式不象用户习惯的windows文件夹那样“所见即所得”，一旦出现软件故障，用户担心文件库中的大量文件损失。
3. 不方便使用。改变了用户在Windows的资源管理器下的文件操作习惯，需要学习软件的使用方法。
4. 系统运行需要大量的前期工作。例如：它需要首先把文件加入“文件库”、还需要定义文件的使用权限等。
5. 安全性有漏洞。文件的授权使用（如：浏览）用户，实际上还是把文件副本下载到本机来打开的（一般是以临时文件的方式隐藏起来，但是稍微具有常识的客户能够很容易地利用FileMon等文件监控软件发现这些文件副本的踪迹）。还有，编辑服务器文件的用户也很容易利用编辑软件（如：word、autocad等）的“另存为”功能获取文件的副本。

结论：技术方案有缺陷，导致了大量技术难题。目前，文件管理软件的种类很多，但都没有在各行业广泛地实施。

■2.SafeShare能做什么？

        SafeShare让用户直接对文件共享服务器进行精确的权限管理，实现共享文件的集中存储、权限控制和安全使用等最核心的管理功能。

        在技术实现上，SafeShare直接继承和扩展了windows的文件管理和安全机制：

1. 能方便进行文件权限的管理。
2. 能精确控制文件的浏览、打印、下载、签入签出（防止并发修改）等操作权限。
3. 实现协同工作、文件版本管理等更进一步的管理功能。
4. 真正实现了文件的安全使用。

        例如，某人被定义了能浏览或者修改哪些文件，在他浏览或编辑文件的过程中，手上不能拿到文件的副本，也不能将文件或者文件内容另存出来。否则，文件的副本可能会被带走，造成泄密。

        *注意：无论是共享文件夹，还是现有的各种文档管理软件，都没有真正解决文件的安全使用问题。

• 对共享文件夹，有访问权限的用户可以把文件拷贝带走。现有的各种文档管理软件，存在很大的安全隐患。例如：
  • 1.用户在浏览服务器文件时，文件实际上还是被“偷偷地”下载到了本地，如果用FileMon等文件监视软件，能很容易地发现下载文件的存放位置。
  • 2.用户在修改（/编辑）服务器文件时，也很容易通过编辑软件（如：word、autocad等）的“另存为”功能获取文件的副本。

■3.SafeShare的创新和优势

A.技术创新

1. 扩展windows操作系统的文件管理和安全架构实现管理功能。
2. SafeShare能够与windows上的所有应用软件无缝集成，特别是支持所有的三维设计软件。例如：Proe、UG、SolidWorks、SolidEdge等。这往往是高端PDM软件才能部分实现的功能。软件运行截图1(支持三维CAD)
3. SafeShare的内核模块可以随着操作系统的补丁自动升级，软件系统的稳定性、可靠性、效率达到windows的级别。

B.功能创新

1. 可以真正做到安全使用（比如：浏览和编辑）服务器上的文件资源，保证即便是文件的使用者也拿不到文件的副本，从而避免了服务器文件丢失和泄密。
2. 能精确地控制服务器文件的浏览、打印、下载、签入签出（防止并发修改）等操作权限。

C.易用性创新

        SafeShare和windows共享文件的管理模式完全一致。

1. 可以即装即用，直接针对已有的文件服务器进行管理，不需要数据初始化工作，最大限度降低培训和学习成本。
2. SafeShare不会给用户带来任何麻烦和隐患，一旦停止使用，文件服务器的文件仍然是共享文件夹的存储模式，完全不会损坏和丢失文件。SafeShare是“绿色”管理软件。

■4.SafeShare的系统结构

        SafeShare软件由服务器和客户端两部分组成：

• SafeShare服务器――安装在文件服务器上，管理服务器上的文件资源，包括后台服务程序和服务管理器界面程序。
• SafeShare客户端――安装在终端计算机上，类似于windows的资源管理器程序，用于访问和使用服务器上受控制的文件资源。

■5.SafeShare的应用领域

        SafeShare能在不改变企业现有的工作模式下，极大提升企业的文档管理水平，实现对下述核心文件的集中管理、权限控制、版本管理、协同工作和安全使用：

• 公司/企业――会议纪要、财务报表、董事会决议、商业资料等。
• 政府/军队――公文、机要文件等。
• 制造行业――CAD图纸、三维设计模型、设计方案、计算说明书、工艺规程等。
• 图像行业――建模文件、效果图、设计方案、多媒体音频视频、Flash等。
• 电子行业――电子、电路设计图。
• 商业行业――报价书、商业计划书、投标书、商业资料等。
• 教育行业――远程教育的多媒体课件等。
• 咨询行业――调查报告、商业方案、客户资料等。
• 家装行业――装修方案、效果图、客户资料。
• 其它行业――只要是需要集中管控的电子文件，希望能够在现有的共享文件夹方式下加强管理的需求，SafeShare都可以实现。

■6.产品资质

        凭借在文件安全上的创新特性，SafeShare软件获得了国内最高级别的“国家保密局”证书，有资格应标政府/军队/军工等涉密单位的数据管理项目。而且，我们还申请和获得了多项发明专利，SafeShare软件中用到的创新技术受到国家知识产权的保护！

证书请查询国家保密局网站！（http://www.isstec.org.cn/View/120#nogo 产品编号 ISSTEC2010YT0982）

■7.运行截图1（集中管理UG设计图纸）

        SafeShare能管理所有的三维CAD图纸，包括UG、Proe、catia、Inventor、SolidEdge、Solidworks等等----这是高端PDM也做不到的。

■8.运行截图3（集中管理ProE设计图纸）

        SafeShare能控制终端用户远程地浏览和批注（反馈意见）服务器上的文件，全程文件不落地，并且能禁止截屏操作，确保向外部（如：车间、装配线、外协企业）安全地发布文件信息。

■9.运行截图3（服务器文件的安全编辑流程）

        SafeShare能保证服务器文件的安全。即使是文件的授权使用者（浏览和编辑等），也不能将文件和内容带出泄密。